GSGM

T.C
BAŞBAKANLIK
GENÇLİK VE SPOR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

ARŞİV HİZMETLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
Madde 1 – Bu Yönergenin amacı; Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı birimlerinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemelerinin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını; gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerin ayıklama ve imhasına dair esas ve usulleri düzenlemektir.

Kapsam
Madde 2 –Bu Yönerge, Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Merkez ve taşra teşkilatındaki arşiv hizmetlerini kapsar.

Dayanak
Madde 3 – Bu Yönerge, 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanarak yürürlüğe giren “ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in 45’inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
Madde 4 – Bu Yönergede geçen;
a) Genel Müdürlük : Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünü,
b) Merkez Teşkilatı : Genel Müdürlük Merkezinde Bulunan Hizmet Birimlerini,
c) Taşra Teşkilatı : İl ve İlçe Spor Müdürlüklerini,
d)Arşiv malzemesi :Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün faaliyetleri sonucu teşekkül eden ve muhafazası gereken, son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15 yıl geçtik den sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları milletlerarası belgelemeye, korumaya bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, dini, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan ayrıca, ait olduğu devrin ahlaki, örf ve adetlerine veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı, mikro film ve bilgisayar kayıtları ve benzeri belge ve malzemeyi,
e) Arşivlik Malzeme : (a) bendinde sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmamış olanlarla son işlem tarihi üzerinden yüzyıl geçmemiş sicil dosyaları Genel Müdürlüğün gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, sözleşmeler, lisanlar, tapu kayıtları, bölge birincilikleri, Türkiye birincilikleri ve milletlerarası müsabakalarda alınan dereceler, Gençlik ve Spor Hizmet ve Faaliyetlerinde Üstün Başarı Gösterenlerin Ödüllendirilmesine Dair Yönetmelik içerisinde yer alan, yardım ve ödül alanlarla ilgili yazı, belge ve bilgileri,
f) Genel Müdürlük Arşivi : Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine göre daha uzun süre saklandığı Genel Müdürlük arşivini,
g) Birim Arşivi : Genel Müdürlük Merkez ve taşra teşkilatı birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,
ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar

Koruma Yükümlülüğü
Madde 5 – Genel Müdürlük Merkez ve taşra birimleri ellerinde bulundurdukları ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Genel Müdürlük arşiv malzemeleri ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;
a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,
b) Yangına karşı, yangın söndürme tüplerinin yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,
c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,
d) Fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz ve kimyevi maddelerin kullanılmasından,
e) Yılda enaz bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,
f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,
g) Isının mümkün olduğu kadar sabit ( Kağıt Malzeme için 12-15 derece arasında ) tutulmasından, sorumludurlar.

Genel Müdürlük ve Birim Arşivleri
Madde 6 – Genel Müdürlük, kısa bir süre saklayacağı arşivlik malzemeleri için birim arşivleri, daha uzun bir süre saklayacağı arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için ise Genel Müdürlük arşivini kurar.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği
Madde 7 – Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, Genel Müdürlük arşivine geçtikten sonrada gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemelerinin gizliliklerinin kaldırılması, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kaldırılabilir.
Devlet arşivleri Genel Müdürlüğünü Gizli özelliğini taşıyarak intikal eden arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması ise Genel Müdürlüğün görüşü alındıktan sonra Başbakanlıkça kararlaştırılır.

Arşivlerden Yararlanma
Madde 8 – Genel Müdürlük arşivinde bulunan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle arşivden dışarıya verilemez. Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi bir hakkın korunması ve ıspatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Yararlanma Usul ve Esasları
Madde 9 – Genel Müdürlük Arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Birim Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemelerin Ayrımı ve Hazırlanması
Madde 10 – Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmammış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi tutulur. Ayrım işlemlerine müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;
a) Birimi,
b) İşlem yılı ( teşekkül ettiği yıl ),
c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
d) Aidiyet içerisindeki tarih ( Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler içinde aynı usul uygulanır) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.
Ancak istisnai bir kaide olarak, personel özlük ve sicil dosyaları,sicil numarası (sicil numarasına ilaveten, emekli sicil numarası da belirtilir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.
İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabii tutulur.
Gizliliği kaldırılan malzemeye “ Gizliliği Kaldırıldı “ damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü
Madde 11 – Ayrım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde ;
a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle aidiyetine göre kaydına mahsus kayıt defteri veya föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,
b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,
c) Dosya içerisinde bulunan evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d) Klasörler veya dosyalar üzerine devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,
e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğini,
f) Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,
g) Defterlerle , ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,
h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,
I) Sayfalar ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,
bakılır, eksikleri varsa tamamlanır.
Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeliyle birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemelerin Birim Arşivine Devri
Madde 12 – İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, muteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içersinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. Teslim işlemleri ise birimlerin arşiv işleri ile görevli personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme
Madde 13- Genel Müdürlüğümüzce yayımlanan ve arşivlik malzeme özelliği taşıyan basılı yayınlar dışında kalan Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzeri ilgili birimlerinde muhafaza edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Madde 14 – Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Genel Müdürlük taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra arşivdeki malzemelerin tasnif ve yerleştirilmesi 22’ nci madde hükümlerine göre yapılır.

Birim Arşivinden Yararlanma
Madde 15- Birimlerce, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere ve dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden, izleme föyü düzenlenmek suretiyle dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya incelenme sonunda geri verilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi
Madde 16 – Birimlerin elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri bir ile beş yıldır.

Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 17 – Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz. Ayıklama ve imha işlemleri Genel Müdürlük Arşivinde yapılır. Ancak taşra teşkilatlarında, yapılacak ayıklama ve imha işlemleri bu Yönergenin 20’ nci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.

Genel Müdürlük Arşivine Devredilecek Malzeme
Madde 18 – Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme “ Genel Müdürlük arşivine devredilecek “ olanlar şeklinde ayrılır ve kayıt defterleri veya föyleri ile Genel Müdürlük arşivine devredilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Genel Müdürlük Arşivi İşlemleri

Uygunluk Kontrolü
Madde 19–Genel Müdürlük arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir; eksikleri varsa 11’ inci maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Genel Müdürlük Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 20 - Genel Müdürlük arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri bu Yönergenin 5 ve 6’ncı kısımlarındaki hükümlere göre yapılır.
Genel Müdürlük arşivinde yapılacak genel tasnif 22’nci maddede açıklandığı üzere, dosya, kutu veya klasör gruplarının hazırlanması, Genel Müdürlük arşivinde muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama
Madde 21 – Ayıklama ve imha işlemlerinden sonra Genel Müdürlük arşivine devir edilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Arşivi” damgası ile damgalanır. Damga evrakların ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunların dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Genel Müdürlük Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Madde 22 – Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerini uymak suretiyle, düzenleme esasına dayanan organik metotlar ( Provenance Sistemi ) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları ( Malzeme Gruplarını ) bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.
Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu başkanlık, daire başkanlığı ve alt birimleri hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir ve birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.
Tasnif işlemleri şu sıraya göre yapılır.
a) Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.
b) Teşkilat kodlarının tespiti uygulanması veya yeni kurulan federasyon, daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır
c) Ayrımı yapılan evrak vesaikten, konu ve işlev itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.
Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzeri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz bu tür ekler asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.
Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyadaki evrak, 1’den başlamak üzere sıra numarası alır evrakın ekleri kendi içerisinde sayıldıktan sonra asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.
d) Daha sonra birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır.
1-Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.
2-Üzerinde yalnızca ayı olup günü belli olmayan evrak, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın sonunda toplu olarak konulur.
3-Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler Miladi tarihe çevrilerek alınır.
4-Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.
5-Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evrak da ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur.
e)Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu Federasyon ve Daire Başkanlığına kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış “Arşiv yer damgasında” (Ek:1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında “Alt birim kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.
f)Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek:2) konulacaktır.
g)İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. (Ek:3)
Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı boş bir kısım bırakılır.
h)Kutulara verilecek sıra numaraları, seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir.Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.
I)Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.
i)Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.
j)Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek:4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.
Bu yerleştirme, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.
Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinde başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.
Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.
Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (Film, fotoğraf, plak, ses ve görüntülü bandı ve benzer) tasnifi, özelliğine uygun değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin Envanterlerinin Çıkartılması, Kataloglarının Hazırlanması
Madde 23- Genel Müdürlük arşivindeki malzemenin veya arşiv malzemesini kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanteri çıkarılır. Katalogları hazırlanır.

Genel Müdürlük Arşivinden Yararlanma
Madde 24- Genel Müdürlük arşivinden yararlanmada bu Yönergenin 8,9 ve 15’ inci madde hükümleri saklıdır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi
Madde 25-Genel Müdürlük arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu” (Ek:5), varsa kayıt defterler ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.
Elektronik ortamlarda kayıt arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.

Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi
Madde 26- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.
Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;
a)“Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,
b)”Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga ve benzeri olduğu,
c)”İşlem Yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,
d)”Teşkilat Kodu”bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki kutu ve dosya bölümüne de kutu ve dosya numarası,
e)”Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,
f)”İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,
g)”Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,
h)”Gizlilik Derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (Gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.),
ı)”Konusu” bölümüne, o evrakın, konusunu ifade edecek kısa açıklama,
i)”Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,
j)”Açıklama” bölümüne yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,
k)”Evrak Sıra Numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası,
yazılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme
Madde 27- Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme 28 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmha Edilecek Malzeme
Madde 28-İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir.
Bu malzemeler şunlardır:
a)Şekli ne olursa olsun her çeşit tenkit yazıları,
b)Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,
c)Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç),
d)Adli veya idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defteri ve havale fişleri,
e)Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket ve soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dökümanları),
f)Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve örnekleri,
g)Esasa taalluk etmeyip sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,
h)Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,
ı)Yapılan yazışmalardan, ilgili birimde bulunan asılları dışındakilerin tamamı,
i)Birimlerce yazılan ve diğer birim, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi için gönderilen tamim, genelge mektup ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili birimlerde bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların diğer birimlerde bulunan kopya ve benzerleri,
j)Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden kütüphane ve dökümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat ve form değişikliği sebebiyle kullanım imkanı kalmayan basılı evrak ve defterden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamını,
k)Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,
l) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,
m)Çalışma raporlarının fazla kopyaları,
n)Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,
o)Kanun, tüzük ve yönetmelikler icabı belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
ö)İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayet yazıları,
p)Bilgi için gönderilmiş yazılar ile müteferrik işler beyanında kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,
r)Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,
s)İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,
ş)Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış, hıfz edilmiş yazılar ve başvurular,
t)Birimler arası müteferrik yazışmalar ile davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,
u)Vatandaşlarla yapılan müteferrik yazışmalar ve vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazı ve cevapları,
ü)İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,
v)Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile,
y)Bunların dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda zamanla kendiliğinden oluşan delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan ve muhafazasına gerek görülmeyen evrak ve vesaik,
Yukarıdaki zikredilen söz konusu malzemelerin imhasına Genel Müdürlük merkez ve taşra kuruluşları bünyesinde kurulacak ayıklama ve imha komisyonlarınca karar verilir.Ancak aynı konulu aynı tür evraklar dizi pusulasına ayrı ayrı yazılmaksızın bu türlerden örnek belge saklamak suretiyle ve tür ve yılları gösteren bir tutanak ile topluca imha edilebilir.

Genel Müdürlükçe yapılan Ayıklama ve İmha
Madde 29-Genel Müdürlük elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurulacak ayıklama ve imha komisyonunca yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.
Genel Müdürlük arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle zamanında Genel Müdürlük arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Genel Müdürlük arşivine intikal ettirirler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili
Madde 30-Genel Müdürlük arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanının başkanlığında Genel Müdürlük arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek, ilgili birim ve şubenin amiri tarafından görevlendirilecek ve birim hizmetlerinde bilgili ve tecrübeli iki temsilciden teşkil olunacak beş kişilik bir Genel Müdürlük Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur.
Taşra birim arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için;
Taşra birimlerinde birim amirinin görevlendireceği arşiv hizmetlerinin düzenlenmesinden ve yürütülmesinden sorumlu bir görevlinin başkanlığında iki üyeden oluşacak üç kişilik ayıklama ve imha komisyonu kurulur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları
Madde 31-Kullanılması ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, merkezde arşiv ayıklama ve imha komisyonunun, taşra teşkilatında ise birim arşivi ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak bu Yönergenin 35’inci maddesi hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları
Madde 32-Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.
Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.
Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır.Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.
İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

ALTINCI BÖLÜM
İmha İşlemleri

Ayıklama ve Tasnif
Madde 33-Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listelerinin Düzenlenmesi
Madde 34-İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, iadiyeti, iadiyeti içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır.

İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması
Madde 35-Genel Müdürlük arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşiv Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra Genel Müdürün onayını müteakip kesinlik kazanır.
Taşra arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri Genel Müdürlüğün uygun görüşü alındıktan sonra il müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır.

İmha Şekilleri
Madde 36-İmha edilecek malzeme başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.
Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması
Madde 37- İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.
İmha Tutanağı
Madde 38- İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme
Madde39- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak, gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi Genel Müdürlük arşivinde muhafaza edilir.
Listeler denetime hazır vaziyette on yıl süre ile saklanır.

YEDİNCİ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile İş Birliği
Madde 40 – Ayıklama ve imha işlemlerinde terettüt edilen konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü talep edilebilir.

Madde 41 – Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşivi Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Elektronik Ortamda Kaydedilen Arşiv Malzemesi
Madde 42-Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd , disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.
Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tüm malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

Eski Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi
Madde 43– Eski Türkçe (Osmanlıca) belgeler ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın mevcut düzeni içerisinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

Faaliyet Raporu
Madde 44– Genel Müdürlük, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan arşiv hizmetleri faaliyet raporu ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilir.

SEKİZİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler

Yürürlülük
Madde 45 – Bu Yönerge Spordan sorumlu Devlet Bakanı ve Başbakan Yardımcısı’nın onayı ile yürürlüğe girer.

Yürütme
Madde 46 – Bu Yönerge hükümlerini Gençlik ve Spor Genel Müdürü yürütür.

EK: 1

Arşiv Yer Damgası ( Evrakın ön Yüzüne )

1,5 cm 1,5 cm 1,5 cm 1,5 cm 1,5 cm 1,5 cm 1,5 cm

1- Kurumun kodunun yazılacağı bölüm
Genel Müdürlük için belirtilen kod.

2- Birim kodunun yazılacağı bölüm
Genel Müdür Yardımcılığı ( Daire Başkanlıkları )

3- Alt Birim Kodunun yazılacağı Bölüm

4- Hizmet Türü kodunun yazılacağı bölüm ( Dosya tasnif numarası almamış belgelerde, hizmetlerde farklılık varsa bu hizmetler kodlandırılacaktır eğer dosya yönergeleri tatbik edilerek hizmetler sınıflandırılmışsa yeniden kod verme yoluna gidilmeyip bu numaralar ek-3 ün sekizinci hanesine yazılacaktır)

5- Kutu sıra numarasının kayıt edileceği bölüm

6- Dosya ve sıra numarasının kayıt edileceği bölüm

7- Evrak sıra numarasının kayıt edileceği bölüm.